Cada vez que se anuncia una nueva versión de la suite de aplicaciones más vendida del mundo, se genera una gran expectativa sobre sus características. En este completo informe, Neoteo explica las bondades de este lanzamiento que, según todo indica, será antes de fines de 2006.
A diferencia de Windows Vista, sobre el que se ha hablado y especulado mucho, Office 2007 estará entre nosotros a fines del 2006. Contará con una gran cantidad de versiones, orientadas a públicos diferentes, y cada una de ellas incluye herramientas pensadas para un uso diferente.
Versiones de Office 2007
Entre las confirmadas se encuentran las siguientes:
- Office Basic 2007 o Office Standard 2007: incluye Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office Outlook 2007.
- Office Home and Student 2007: incluye Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office OneNote 2007.
- Office Professional 2007: incluye Office Word 2007, Office Excel 2007, Office OneNote 2007, Office Outlook 2007 (con Business Contact Manager), Access 2007 y Publisher 2007.
- Office Professional Plus 2007: contiene Office Word 2007, Office Excel 2007, Office OneNote 2007, Office Outlook 2007 (con Business Contact Manager), Access 2007, InfoPath 2007, Comunicator 2007 y Publisher 2007. Además, incluye Integrated Enterprise Content Management, Electronic Forms y Advanced Information Rights Management and Policy Capabilities.
Si con estas alternativas todavía no se mareó, también se prevén opciones específicas para negocios, como Office Small Business 2007, Small Business Management y Enterprise. Estas versiones, además de presentar opciones avanzadas, proveen configuraciones específicas de administradores de contactos en las aplicaciones destinadas a la gestión de correo electrónico, Publisher, Access, InfoPath, etc.
Esta variedad de versiones permitirá que cada público gaste su dinero en exactamente el paquete que necesita. Tiene su lógica: un estudiante puede comprar la versión más económica, que solo incluye las herramientas que necesita, sin gastar en un complejo (y caro) administrador de derechos digitales. En el otro extremo del abanico, una empresa no tendrá problemas en desembolsar un poco más y hacerse con un paquete que incluya Access, por ejemplo.
Requisitos del sistema
Para disfrutar de la nueva suite se necesita al menos un ordenador con un procesador de 500 MHz (1 GHz recomendado), 512 MB de RAM (o más si pensamos usar Outlook 2007 con Business Contact Manager), unos 2 GB de espacio en el disco duro, una lectora de CD-ROM (DVD recomendado), monitor SVGA (800x600 como mínimo; 1024x768 o superior recomendado), mouse o touchpad, y una conexión a Internet para la descarga de actualizaciones o contenidos extra.
La nueva interfaz
Por un lado, la nueva interfaz es revolucionaria. Incluye componentes nuevos como los tabuladores de comandos (llamados Inicio, Insertar, Diseño de Página y Revisión), que se visualizan por debajo de la clásica barra de títulos, a lo largo de la ventana. Según opinan varios críticos, se trata de la versión más impactante de la suite desde su lanzamiento. Pero, por otro lado, puede resultar demasiado revolucionaria para muchos usuarios; al menos al principio puede parecer que muchas de las opciones habituales se han perdido. Seguramente todo es cuestión de tiempo, y los usuarios irán asimilando estos profundos cambios; de hecho, millones migraron de la interfaz de Windows 9x/ME a la del XP, a pesar de sus diferencias.
Ahora hay comandos contextuales que solo aparecen entre las herramientas cuando determinados objetos, como las tablas o imágenes, son seleccionados. Además, al lado de los comandos incluidos en las pestañas mencionadas se ubican las herramientas relacionadas con la inserción de objetos en el documento.
Quizá la mayor revolución en la interfaz del nuevo Office sea la inclusión de la “cinta” (o “ribbon” en inglés). Es el reemplazo que se nota a primera vista y consiste en un nuevo concepto destinado a sustituir a las antiguas barras de herramientas. Esencialmente, es una serie de tabuladores que muestran los comandos más importantes para cada tarea y que varían de una aplicación de Office a otra. Por ejemplo, cuando utilicemos Word, las pestañas toman el nombre de “Inicio” (Write), “Insertar” (Insert), “Diseño de página” (Page Layout), “Referencias” (Referente), “Correspondencia” (Mailings), “Revisar” (Review) y “Vista” (View).
El antiguo menú Archivo también ha sido reemplazado. Ahora, el denominado Botón Office brinda acceso a diferentes herramientas. Además de los comandos habituales, como “Abrir” o “Guardar”, el Botón Office incluye la posibilidad de publicar en blogs o páginas web.
Las “galerías” proporcionan un conjunto de efectos visuales que podemos aplicar a los objetos que hemos insertado o creado con cualquiera de las aplicaciones de la suite. Ofrecen una ventana especial, con las opciones que permiten cambiar los estilos.
Una característica que seguramente llamará la atención es la “Live Preview”, que nos permite ver cómo se verá nuestro documento después de aplicar alguno de los estilos de la galería, sin necesidad de hacerlo realmente. Esto permite ganar tiempo y evita aplicar un efecto y luego utilizar la opción “deshacer” para anularlo si no nos gustó.
Las opciones más habituales, como las relacionadas con el formato del texto (alineación, tipo de letra, formato, etc.), ahora están disponibles en una “mini toolbar”, de forma de evitar el acceso continuo a las opciones de la cinta.
Los tooltips también han cambiado y prácticamente han sido sustituidos por los screentips, que aparecen al seleccionar alguno de los comandos disponibles dentro de la cinta y proporcionan detalles sobre el elemento; en algunos casos incluyen, además del clásico texto, ilustraciones o diagramas. También incluyen combinaciones de teclas rápidas para acceder al elemento seleccionado, enlaces a artículos asociados dentro del menú de ayuda, etc. Podemos verlo como una mezcla entre los tooltips y el antiguo asistente de Office.
La “barra de acceso rápido” es a los comandos lo que la “mini toolbar” es a las herramientas. Consiste en una lista de los comandos más utilizados, algunos comandos básicos como “imprimir” y “guardar”, y además es personalizable, por lo que cada usuario podrá eliminar o incluir comandos a gusto. Este tipo de característica es casi imprescindible en una suite que tiene cientos de herramientas y comandos.
Nuevos formatos y compatibilidad
Lo primero que llamará la atención al comenzar a utilizar alguno de los componentes del Office 2007 es la posibilidad de guardar los trabajos en formato PDF. A los clásicos formatos DOC, XLS, HTML, etc., se suma el formato de Adobe, ya convertido en un estándar de facto para la distribución de contenidos.
También se incluye la posibilidad de guardar documentos en XPS (XML Paper Specification), que permite compartir documentos entre plataformas en forma segura y sin dependencia del tipo de dispositivo ni de la aplicación utilizada para crearlo. Este es un formato creado por Microsoft.
Además, y por primera vez en 10 años, Microsoft genera un nuevo formato que se utilizará como opción predeterminada al guardar un documento, y no será compatible hacia atrás, es decir, no podrá ser abierto con versiones anteriores de la suite. Este formato tendrá compresión ZIP y dividirá al documento en partes: por ejemplo, un documento de Word podrá constar de un archivo con el cuerpo del texto, otro con los comentarios y otro con el uso de estilos. Lo más importante es que todo esto es transparente para el usuario.
La extensión de estos nuevos archivos agrega una X al final de la extensión tradicional: los documentos de Word pasan de “.DOC” a “.DOCX”, los de Excel de “.XLS” a “.XLSX”, y así sucesivamente. Por supuesto, sigue disponible la opción de guardar documentos en los formatos antiguos de Office, y la suite es capaz de abrir documentos de versiones anteriores, con lo que la compatibilidad está garantizada.
Es destacable la noticia de que los nuevos documentos ocuparán la mitad del espacio en disco, comparados con los generados en la versión 2003.
Word 2007
Por supuesto, todas las reformas que mencionamos en cuanto a la interfaz general de la suite se encuentran en Word 2007, pero además se ha cambiado el concepto mismo del programa, orientándolo para que sea más natural seguir el orden de la tarea a realizar con el procesador de textos. Para ello, tenemos las siguientes pestañas que reemplazan a opciones del antiguo menú:
- Inicio: permite dar el primer paso en la confección de un documento e incluye opciones para seleccionar tipos de letra, párrafos y estilos, portapapeles y edición. Seguramente se trata de la pestaña que más tiempo tendremos activa.
- Insertar: todos los comandos para agregar elementos: páginas, tablas, ilustraciones, símbolos, enlaces, encabezados y pies de página.
- Diseño de página: pensado para contener las opciones relacionadas con la página que contiene al texto; incluye enlaces para trabajar con temas, fondos de página, espacio de párrafos, marcas de agua y tabuladores. También se pueden indicar desde aquí los tamaños de los márgenes, pie de página, columnas y encabezados.
- Referencias: este tab tiene todas las herramientas necesarias para trabajar con documentos extensos, como libros o tesis que requieren una estructura más profesional. Incluye opciones para crear tablas de contenido, citas y bibliografías, índices, etc.
- Correspondencia: permite evitar el engorro que suponían los antiguos asistentes para combinar correspondencia. Cuando necesitemos crear un mailing, desde aquí vincularemos nuestro documento con una lista de distribución de Outlook 2007.
- Revisión: como su nombre lo indica, todo lo relacionado con la corrección ortográfica y de estilo está en esta pestaña. También brinda acceso a los diferentes diccionarios y al asistente de autocorrección, y se encuentran los comandos para agregar comentarios, seguir un trabajo compartido y proteger documentos.
- Vista: todo lo referente a la manera en que vemos el documento para su edición se encuentra en esta pestaña: desde la vista de varios documentos en múltiples ventanas hasta la inclusión de cuadrículas y reglas. También es posible ver las imágenes de alta resolución insertadas como rectángulos grises para no ocupar memoria de más. Se puede decidir desde aquí si los renglones, líneas guía o márgenes son visibles o no.
La reutilización de elementos es otra de las grandes virtudes de esta versión de Word. Por ejemplo, si tenemos un logo que utilizamos en todos nuestros documentos, podemos guardarlo como parte de un documento y luego insertarlo con mucha facilidad en otros, para no cometer errores y lograr que nuestra papelería sea uniforme. A esta característica se accede mediante un comando dentro de la pestaña “insertar”. Cuando hagamos clic en la pestaña “elementos rápidos”, veremos una galería con todas las partes que hemos guardado o creado previamente, y se nos ofrecen opciones para agregar campos, números de página, ecuaciones, tablas, etc.
Cuando necesitemos conocer las características generales del documento que estamos editando, bastará con hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la barra de estado de Word 2007. Esto desplegará un menú que muestra diferentes elementos, entre los que se cuentan el número de líneas, columnas y secciones; el estado de características como firmas, permisos y cambios; y el modo actual de visualización.
Otra característica que nos permitirá ahorrar mucho tiempo es la nueva forma de manejar los estilos. Ahora podemos previsualizar cómo quedará nuestro documento sin necesidad de aplicar efectivamente un estilo determinado. Su funcionamiento es sencillo: ponemos el mouse sobre la sección o elemento al que queremos aplicar un estilo, seleccionamos el comando “estilo” y aparecerá la vista previa con una paleta para seleccionar el que deseemos.
Los temas, que permiten cambiar la forma en que los textos, tablas y demás elementos especiales se muestran en el documento, están presentes desde versiones tempranas de Word. Incluyen forma de encabezados, cuerpo, color, estilos, espaciados, bordes, cuadros y demás. Con Word 2007 su uso es más sencillo que antes: solo tenemos que hacer clic dentro de la pestaña “Diseño de Página” para que se aplique a todo el documento.
Por último, no podemos dejar de mencionar la nueva e impresionante característica que permite generar un blog directamente desde Word 2007. Cualquier documento que generemos puede ser publicado en la red con solo presionar el botón “Office” y luego seleccionar “Publicación / Blog”. Por supuesto, debemos tener una cuenta que disponga de estas características, por ejemplo en MSN Spaces o Blogger. De esta manera, podremos subir a nuestro blog contenidos que incluyan textos, imágenes y todo lo que se nos ocurra.
Excel 2007
Las mejoras introducidas en esta versión 2007 permiten crear una hoja de cálculo en forma rápida, con atractivos visuales que ayudan a comprender mejor los datos que contienen. El nuevo diseño incluye los comandos básicos para crear, editar y analizar información incluida en la hoja de cálculo. Al igual que el resto de la suite, dispone de pestañas que agrupan las diferentes opciones; las más importantes son las siguientes:
- Inicio: con los comandos necesarios para trabajar con el portapapeles, fuentes, alineación de los contenidos de las celdas, formatos de números y estilos; búsqueda, ordenamiento y edición de datos.
- Insertar: incluye los comandos para agregar todo tipo de contenido a la planilla, como tablas, gráficos, imágenes y enlaces.
- Diseño de Página: desde aquí configuraremos los temas, controlaremos el tamaño de cada objeto y varias opciones de la hoja de cálculo.
- Fórmulas: todas las funciones necesarias para la introducción y edición de fórmulas. Incluye los comandos necesarios para trabajar con nombres de celdas y cálculos.
- Datos: aquí encontraremos las mismas opciones disponibles en el menú del mismo nombre de versiones previas de Excel, como ordenar y filtrar datos, validar, remover duplicados, etc.
- Revisión: todo lo necesario para revisar y proteger la planilla está en esta pestaña.
- Vista: comandos para ocultar y mostrar elementos de la hoja de cálculo, trabajar con vistas, tamaño de la pantalla y opciones relacionadas.
Las opciones necesarias para imprimir y ajustar márgenes en versiones previas de Excel no estaban del todo bien logradas. En la presente versión se ha hecho un gran trabajo para mejorar este aspecto de la aplicación. Las reglas, disponibles en la parte superior y a la izquierda de la hoja de trabajo, ayudan a ubicar correctamente los elementos de la planilla.
Respecto del tamaño de la hoja, se ha incrementado en un nada desdeñable 1500%. Ahora podemos tener hasta 16.834.576 filas y 16.384 columnas (hasta la XFD).
Todos los cálculos son más rápidos si nuestro ordenador cuenta con un microprocesador de doble núcleo, ya que Excel 2007 soporta multithread. También se ha incrementado la capacidad de administración de memoria, pasando de un gigabyte a dos, lo que permite trabajar con hojas de cálculo más grandes y complejas. La capacidad de dar formato a las celdas también se ha mejorado, permitiendo múltiples formatos y hasta 16 millones de colores posibles.
Otro aspecto que ha sufrido grandes cambios es la impresión de encabezados y pies de página. Gracias a la nueva forma de colocar estos elementos, bastará con hacer clic en la pestaña “Insertar”, ir a la opción “Texto” y seleccionar “Encabezados y Pies de Pagina”. A partir de aquí, la interfaz cambiará para ofrecer una serie de herramientas, mostrando los cuadros correspondientes para colocar el encabezado o pie, según corresponda.
Los elementos de WordArt, básicamente cuadros y flechas, también se han mejorado y se pueden agregar al documento de una forma más intuitiva.
En lo que hace a las gráficas, se han agregado nuevos tipos y estilos, sobre todo en lo que hace a gráficos 3D, incluyendo un gran conjunto de herramientas para modificar su aspecto. Una vez que hemos insertado una gráfica en nuestro documento, aparecerá la pestaña “Herramientas de Gráficos”, que incluye opciones como “Diseño” (tipo de gráfico, fuente de datos, estilos), “Layout” (propiedades del gráfico, etiquetas, formas, etc.) y “Formato” (estilo de las figuras, fondos, sombras y rellenos).
PowerPoint 2007
Cuando necesitemos crear una nueva presentación, PowerPoint 2007 nos presentará una gran cantidad de recursos en forma automática. En versiones anteriores del programa necesitábamos hacer clic en el panel de nuevas presentaciones. Ahora, PowerPoint 2007 nos ofrece una nueva ventana con opciones como una colección de plantillas para elegir, comenzar una presentación desde cero (en blanco), modificar una presentación existente u obtener tips o plantillas adicionales directamente desde la web.
Las pestañas, al igual que en Word y Excel 2007, incluyen opciones como “Inicio”, “Vista” e “Insertar”. Se agregan otras con funciones más específicas para el manejo de diapositivas, tales como:
- Diseño: con todas las funciones relacionadas con la distribución de los elementos dentro de cada diapositiva, incluidos los fondos, gráficas, figuras y temas.
- Animaciones: transiciones entre diapositivas, gestión de tiempos, tipos de animación y todo lo que tiene que ver con la dinámica de la presentación.
- Presentación con diapositivas: desde aquí podemos configurar y mostrar el conjunto de diapositivas. También encontraremos aquí las opciones para grabar narraciones, modificar la resolución de la presentación, utilizar dos monitores simultáneamente, etc.
- Revisar: herramientas para analizar la ortografía y gramática de los textos de la presentación. También dispone de elementos para facilitar la búsqueda y traducción de diapositivas.
Una herramienta que también está presente en PowerPoint es la de estilos rápidos, que permite modificar muy fácilmente la apariencia de nuestras presentaciones. Se pueden elegir texturas, grados de transparencia, diapositivas en blanco y negro o escalas de gris, y todo lo que el usuario necesita.
Hay muchas novedades más en este programa, pero quizá las que más van a gustar son la posibilidad de transformar una lista de bullets (mediante la herramienta SmartArt) en un diagrama o cuadro de texto, y la posibilidad de trabajar con dos monitores, mostrando la presentación en uno y las notas de apoyo para el orador en el otro.
Access 2007 y Outlook 2007
Si bien las aplicaciones anteriormente mencionadas son las más utilizadas por la mayoría de los usuarios, sobre todo por estudiantes o usuarios hogareños, no podemos dejar de destacar algunas características sobresalientes de otros programas que integran el paquete Office.
En lo que se refiere a Microsoft Access 2007, innovaciones como la ayuda mejorada para la creación de bases de datos desde cero serán bienvenidas por todos. Se han incluido una serie de plantillas con bases de datos ya preparadas, fácilmente personalizables. La nueva interfaz incluye un panel de exploración ubicado en la parte izquierda de la ventana, que brinda un acceso rápido a tablas, consultas y reportes. Su tamaño puede cambiarse fácilmente para obtener mayor espacio en el área de trabajo.
Para el ingreso de fechas, que en algunos casos podía ser bastante engorroso, se ha incluido el botón “Calendario”, que ayuda en esta tarea. En la estructura de la base de datos se ha agregado un nuevo tipo de campo, llamado “datos adjuntos”, que permite vincular imágenes, hojas de datos o cualquier elemento externo a un registro.
Una característica novedosa que puede ayudar mucho a la productividad es la posibilidad de incluir datos en las bases mediante la utilización del correo electrónico. Este mecanismo permite enviar, por ejemplo, un cuestionario vía email, y que las respuestas sean incluidas en una tabla de la base de datos tan pronto como llegan al buzón de entrada.
Si hablamos de correo electrónico, indefectiblemente tenemos que mencionar al excelente Outlook 2007. La primera sorpresa al ejecutar esta aplicación es que no se ha utilizado en ella la misma interfaz que en el resto de las aplicaciones. En realidad, su apariencia es casi la misma que en la versión 2003, con la pantalla dividida en tres paneles y un menú de opciones prácticamente idéntico al antiguo.
Pero mirando un poco más en detalle podemos descubrir algunos cambios interesantes, como un cuadro de búsqueda que se puede situar sobre la bandeja de entrada y la posibilidad de recibir RSS.
Really Simple Syndication (RSS) fue incluido ya en Outlook 2003 y se ha convertido en un método muy popular para la distribución de contenidos. Debido a la gran proliferación de sitios con información para explorar, es casi indispensable una herramienta de este tipo, y Microsoft ha apostado a ella, dotándola de varias mejoras.
Otra función nueva es la posibilidad de crear, guardar y compartir la información de un contacto con otros usuarios, de la misma manera que lo haríamos con una tarjeta de visita. Por supuesto, al tratarse de una versión electrónica de estas, es fácil mejorarla con fotos, diseños o datos nuevos todo el tiempo. La forma de distribuir estas tarjetas es incorporándolas como firma en los correos electrónicos.
Muchos usuarios utilizan Outlook como un gestor de citas y tareas pendientes. Los que instalen la nueva versión de la suite Office verán que el trabajo de organizar sus tareas será más fácil ahora, gracias a una nueva barra de herramientas que aúna todas las opciones relativas a este tema en un mismo lugar. Estas tareas se integran con otros programas de Office, como OneNote 2007, Project 2007 y SharePoint 2007.
Conclusión
Evidentemente, estamos en presencia de una gran actualización de la suite de oficina más utilizada, con versiones que se adecuarán prácticamente a todos los gustos. Esperemos que los plazos previstos se respeten y que antes de fin de año esté entre nosotros. Probablemente la nueva interfaz implique una pequeña curva de aprendizaje, pero es evidente que los nuevos elementos incorporados en esta versión servirán para aumentar en gran medida la productividad, y eso justifica una pequeña adaptación.
